Aktiv werden - Öffentlichkeitsarbeit

1.4 Veranstaltungen

Ihr habt ein interessantes Thema und/oder eine interessante Referentin/einen interessanten Referenten, mit dem ihr eine Veranstaltung machen wollt? Thema und Zielgruppe bestimmen im Wesentlichen die Veranstaltungsart. Zu unterscheiden sind:

  • Öffentliche Versammlung
  • Diskussionsabend
  • Podiumsdiskussion
  • Film- und Medienabend
  • Streitgespräch
  • Kundgebung
  • Politischer "Frühschoppen"
  • Kulturveranstaltung

Vorbereitung

  • Ziel und Zweck der Veranstaltung bestimmen, beides muss überschaubar, darf aber auch nicht zu dürftig sein. Ein aktueller Anlass ist hilfreich!
  • Auswahl des Termins: Der Termin der Veranstaltung sollte sich nicht mit dem anderer Veranstaltungen (z.B. Gemeinderatsitzungen) oder Terminen von allgemeinem Interesse (z.B. Fußball-Übertragungen) überschneiden. Denkt dran, je nach Zielgruppe die Spezifik „normaler“ Arbeitszeiten, von Wochenenden, Feiertagen, der Bettruhe von Kindern u.ä. zu berücksichtigen.
  • Frühzeitige Einladung von ReferentInnen: Referentinnen und Referenten haben oft einen vollen Terminkalender oder brauchen Zeit zur Vorbereitung, deshalb sollten Termin und Thema rechtzeitig abgestimmt werden. Eine schriftliche Vereinbarung ist für beide Seiten von Vorteil. Zu klären sind dabei auch Kosten für den/die Referenten/in und die ggf. benötigte Technik (z.B. Beamer). Wer moderiert die Veranstaltung? Am besten einen Ersatz gleich mit einplanen.
  • Auswahl des Ortes: Wichtige Kriterien bei der Auswahl sind Größe (wie viele werden kommen? Besser der Raum ist überfüllt als zu leer), Kosten (Miete, Reinigungskosten, Mindestverzehr ...), Verkehrsgünstigkeit (welches Einzugsgebiet?, Behindertengerechtigkeit) und Aussehen (Spelunke oder Prunksaal)
  • Zusätzlich beachten: Gibt es störende Lärmquellen? Gibt es ggf. Rollos zum Verdunkeln? Gibt es ausreichend Steckdosen/ Mikrofone o.ä.?
  • Bei Veranstaltungen unter freiem Himmel sind Genehmigungen notwendig – bitte wendet Euch rechtzeitig, d.h. ca. 6 Wochen im Voraus, an die zuständigen Ämter (z.B. Grünflächenamt, Umweltamt, Ordnungsamt, Tiefbauamt o.a.). Das Prozedere variiert je nach Bundesland, so auch die Kosten für benötigte Genehmigungen.
  • Kinderbetreuung: Falls möglich, sollte für eine Kinderbetreuung gesorgt werden, damit auch Frauen und Männer mit Kindern die Teilnahme teilnehmen können. Die Kinderbetreuung sollte schon bei der Ankündigung und Einladung sowie auf den Plakaten erwähnt werden.
  • Ankündigung: Rechtzeitig, d.h. spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung, werden die Gäste eingeladen. Die Veranstaltung in Parteizeitungen, im Internet, per Aushang, in kostenlosen Veranstaltungsmagazinen, über Euren Mitgliederverteiler usw. bekannt machen. Vor jeder Veranstaltung sind außerdem Presse, Agenturen, Hörfunk und Fernsehen zu informieren, am besten über Eure Pressesprecher, sie haben die entsprechenden Verteiler. Drei bis vier Wochen vor dem Termin ein erster Hinweis, spätestens eine Woche vor der Veranstaltung eine Erinnerung, verbunden mit der Bitte, am Tage vor der Veranstaltung eine Vorankündigung zu bringen. Gibt es keinen Berichterstatter am Ort, ist die Einladung mit einem kurzen Begleitschreiben an die Lokalredaktion zu schicken. Keine regionale Zeitung vergessen, auch nicht die Anzeigenblätter oder den Lokalrundfunk. Redaktionsschluss beachten!

Vor der Veranstaltung

Man muss sich rechtzeitig vor Beginn der Veranstaltung davon überzeugen, dass der gewählte Raum in Ordnung ist und dass auch für alle Details gesorgt ist:

  • ReferentInnen und Moderator/in zum Veranstaltungsort begleiten, kurz den Ablauf durchsprechen. Anschließend für gute Abreisebedingungen sorgen. Ggf. mit dem Vermieter/Hausmeister absprechen, ob alles in Ordnung ist.
  • Haben die Journalisten gute Arbeitsbedingungen (Mehrfach-/Steckdosen, Tische mit reservierten Plätzen, Platz für Kameras, Lichtverhältnisse, Rückwände, keine Störgeräusche)?
  • Ist für Dekoration innen und außen gesorgt (Plakate, Fahnen oder Transparente)? Ist der Veranstaltungsraum gut ausgeschildert und leicht zu finden?
  • Gibt es eine Garderobe? Wo können Kinderwagen oder Fahrräder abgestellt werden?
  • Ist die Veranstaltung deutlich als Veranstaltung der LINKEN zu erkennen? Wichtig ist ein deutlich erkennbares Logo am Rednerpult oder an einer Rückwand und am Eingang.
  • Falls Fotografen oder das Fernsehen kommen: Was ist hinter den RednerInnen oder InterviewpartnerInnen im Bild zu sehen? Das Logo und ggf. den Titel der Veranstaltung günstig platzieren.
  • Ist der Platz für die Referentin oder den Referenten gut gewählt? Tische auf dem Podium grundsätzlich verkleiden. Ggf. Wasser anbieten.
  • Sind die Podiumsteilnehmer/innen ausgeschildert (Namensschild auf dem Tisch)?
  • Wird ein Mikrofon benötigt? Steht bei Großveranstaltungen eine ausreichende Lautsprecheranlage zur Verfügung? Ggf. "Reiter" (kleine Schilder, kostenpflichtig zu bestellen unter shop.die-linke.de/index.php) mit DIE LINKE-Logo auf dem Mikrofon befestigen.
  • Gibt es einen Tisch mit Informationsmaterial (mindestens Eintrittserklärungen und Veranstaltungsablauf, ggf. Informationen zum Referenten)?
  • Gibt es eine vorbereitete Liste, in die sich Teilnehmer/innen eintragen können, die in den Informationsverteiler aufgenommen werden oder den Newsletter abonnieren wollen?
  • Sind genügend Stühle vorhanden?
  • Funktioniert (im Winter) die Heizung?
  • Ist für die Zufuhr von Frischluft gesorgt? Ggf. Rauchverbot organisieren.
  • Wurden Ordner/innen mit Armbinden bestimmt?
  • Ist der Raum sauber?
  • Ist die Kinderbetreuung anwesend?
  • Funktioniert die Technik?
  • Soll Material auf die Plätze verteilt werden?

Die Aufgaben der Moderatorin/des Moderators

  • Begrüßung und eigene kurze Vorstellung,
  • Kurze Erläuterung des Ziels und des zeitlichen Ablaufs der Veranstaltung,
  • Vorstellung der Referentinnen/der Referenten,
  • Wort an Referent/innen erteilen.
  • Festhalten von Stichworten für die Diskussion,
  • Eröffnung der Diskussion und Führung der Redeliste,
  • Vorschläge für den Ablauf der Diskussion,
  • Moderation der Diskussion, d.h. für angemessene Form und Kürze der einzelnen Meinungsäußerungen sorgen (keine Zusatzreferate),
  • Darauf achten, dass die Diskussion nicht zu einseitig wird,
  • Dafür sorgen, dass der Zeitrahmen eingehalten wird (ggf. Redezeitbegrenzung),
  • und anschließend Referent/in und Teilnehmer/innen danken, sie verabschieden und auf weitere Veranstaltungen oder Kontaktmöglichkeiten der Partei hinweisen.

Überbrückung von Pausen

Wenn die Diskussion vom Podium in das Publikum geht, gibt es oft eine peinliche Pause, in der sich keine/r meldet. Der/die Diskussionsleiter/in ist darauf vorbereitet und stellt selbst eine Überbrückungsfrage.

Fragen aus dem Publikum

Hilfreich ist, wenn die Teilnehmer/innen bereits ab Beginn der Veranstaltung schriftliche Fragen und Wortmeldungen mit einem Stichwort zum Thema bei der Diskussionsleitung einreichen können. So können auch die Fragen der Schüchternen beantwortet werden und die Diskussion kann etwas strukturiert werden.

Schlusswort

Am Ende der Publikumsdiskussion sollte immer die Gelegenheit sein, vom Podium bzw. vom Veranstalter ein Schlusswort zu halten. Das dient dazu, die geäußerten Meinungen aufzunehmen und den Teilnehmer/innen zu signalisieren, dass ihre Anregungen angekommen sind. Dazu gehören auch Dank an Podium und Publikum, der Hinweis auf weiterführende Veranstaltungen, das nächste Treffen im Kreisverband bzw. des Ortsverbandes und der Wunsch für einen guten Heimweg.

Der Veranstaltungsort ist sauber und aufgeräumt zu hinterlassen.

Die Auswertung für die Presse

Die Auswertung einer Veranstaltung ist (fast) genauso wichtig wie die Veranstaltung selber. An erster Stelle steht dabei die Berichterstattung in der Presse. Die Öffentlichkeit soll erfahren, dass DIE LINKE politisch aktiv ist. Wer nicht in der Versammlung selbst anwesend sein konnte, wird möglicherweise noch über die Medien erreicht. Euer Pressesprecher/in verschickt eine Presseerklärung oder einen Artikel (vielleicht mit Fotos oder Hintergrundmaterial) an seinen/ihren Presseverteiler.