Aktiv werden - Öffentlichkeitsarbeit - Veranstaltungen

1.4.2 Checkliste: Großveranstaltungen

An das alles (und noch viel mehr) solltet Ihr vor Großveranstaltungen denken – eine umfangreiche, aber nicht unbedingt vollständige Liste für Euch als Gedächtnisstütze (bitte ggf. ergänzen):An das alles (und noch viel mehr) solltet Ihr vor Großveranstaltungen denken – eine umfangreiche, aber nicht unbedingt vollständige Liste für Euch als Gedächtnisstütze (bitte ggf. ergänzen):

Maßnahmen vor der Veranstaltung

  • Veranstaltungskonzept erarbeiten: Ziel, Ausgangslage, Zielgruppe, Organisation
  • Finanzplan erstellen
  • personelle Verantwortlichkeiten festlegen
  • ggf. weitere PartnerInnen (Sponsoren, KooperationspartnerInnen) für die Veranstaltung gewinnen
  • genauen Ablaufplan der Veranstaltung erstellen und allen Verantwortlichen zur Verfügung stellen
  • Suche nach Räumlichkeiten
  • Besprechung der räumlichen Infrastruktur: elektrische und sanitäre Einrichtungen, Anschlüsse
  • bei Großveranstaltungen Hallenplan verlangen
  • hausinterne Vorschriften, Hausordnung beschaffen
  • Vertrag für Räumlichkeiten besorgen und prüfen
  • Rahmenprogramm überlegen, KünstlerInnen ansprechen, Verträge und Bezahlung aushandeln, Technikanforderungen klären
  • Podeste, Bühnenelemente, Stellwände, Faltdisplay bestellen
  • eventuell Schlechtwetterprogramm entwickeln
  • eventuell VIP-Programm, VIP-Sitzplätze einplanen
  • Licht- und Tontechnik klären, auch benötigte Zusatzgeräte (Hellraumprojektor, Videoprojektoren etc.)
  • Wer betreut die Technik während der Veranstaltung? Wer macht Auf- und Abbau?
  • Geldkassetten mit Wechselgeld besorgen
  • eventuell Gesuch für Verlängerung der Polizeistunde beantragen
  • abklären, wer das Catering zu welchen Konditionen übernimmt, darauf achten, dass auch für VegetarierInnen eine Verpflegungsmöglichkeit besteht
  • eventuell Organisation von Unterkünften
  • Wo sind SanitäterInnen, Sanitätskästen?
  • Sicherheitspersonal notwendig?
  • Organisation von ausreichendem Parkraum
  • Kinderbetreuung
  • Personal für die Bereiche Eingang/Kasse, ggf. Anwesenheitsliste
  • vier Wochen vor der Veranstaltung Einladungen an die Gäste und die Medien versenden
  • telefonische Erinnerung kurz vorher
  • Anmeldemodalitäten klären
  • für öffentliche Veranstaltung Medien vorher informieren und um redaktionelle Beiträge bitten
  • für öffentliche Veranstaltungen Werbung schalten und Einträge in diverse Veranstaltungskalender in den Medien, Internet etc. schalten
  • Wer betreut die Presse während der Veranstaltung?
  • Plan für die Sitzordnung
  • technische Geräte am Vorabend prüfen (funktioniert der Beamer?), Reservematerial bereithalten
  • technische Probe vor Veranstaltungsbeginn

Maßnahmen während der Veranstaltung

  • Kontrolle des Personals und der Ausführung der beauftragten Arbeiten
  • Kontrolle des Getränkebestandes und der Verpflegung, eventuell Nachbestellungen
  • Überwachung des Programmablaufs
  • Gästebetreuung
  • Begrüßung und Betreuung von Redner/inne/n, Künstler/inne/n VIP-Gästen: allen bei Beginn der Veranstaltung den Ablauf erklären, die Infrastruktur erläutern und eventuell für die Getränke und Verpflegung Bons ausgeben
  • Koordinierung des Programms und Berücksichtigung von kurzfristigen Änderungen: Eine Person als Programmchef/in bestimmen
  • sämtliche Personen, die mit dem Programmablauf zu tun haben, mit detaillierten Ablaufplänen versehen
  • Fotos und Videoaufzeichnungen machen

Maßnahmen nach der Veranstaltung

  • freundliche Verabschiedung
  • Personal für die Garderoben bereitstellen
  • sofort Kassen einsammeln und verschließen
  • Aufräumarbeiten koordinieren, Reinigung der Räumlichkeiten und Abfallentsorgung
  • Kontrolle, ob genügend Hilfspersonal für die Ab- und Aufräumarbeiten anwesend ist
  • Transporte organisieren
  • teure Gegenstände sofort verschließen
  • Adressen von Gästen sofort einsammeln und verschließen
  • Einsammeln von Fundgegenständen
  • eventuell Dankesbrief an die Gäste senden
  • Medienberichte sammeln
  • interne Auswertung der Veranstaltung
  • Verbesserungsvorschläge sofort schriftlich festhalten